Factuurverwerking automatiseren

Inkoopfacturen komen binnen als pdf in een gedeelde mailbox, als bijlage in een persoonlijke mailbox, als download uit zes verschillende portalen en af en toe op papier. Iemand opent ze stuk voor stuk, typt de leverancier, de datum, het bedrag en de btw over, zoekt er een order bij als die er is, jaagt op een akkoord en boekt hem.

Het werk is echt mechanisch, en daarom is het een goede kandidaat. Dat automatiseringstrajecten hier misgaan, komt doordat de extractie het makkelijke deel is en iedereen daar zijn budget aan uitgeeft.

Haal eerst facturen weg uit het probleem

Vraag uw twintig grootste leveranciers om gestructureerde e-facturen te sturen, voordat u aan extractie begint. In Nederland en de rest van de EU betekent dat UBL, meestal via het Peppol-netwerk, en de meeste boekhoudpakketten kunnen het ontvangen. Zo'n factuur komt binnen als gegevens: leveranciersidentificatie, regels, btw per tarief, betalingskenmerk, allemaal ingetypt en niets geraden.

Elke leverancier die overstapt, is een factuur die uw systeem nooit hoeft te lezen. Voor bedrijven die aan de Nederlandse overheid leveren is dit al routine, en met de bredere Europese beweging naar verplichte e-facturatie ligt de richting vast.

Dit is het minst spannende advies in dit artikel en het rendeert het best. Een pijplijn die 400 pdf's per maand leest, is een kleinere en veiligere pijplijn wanneer er 250 al bij de bron gegevens waren.

De pijplijn, stap voor stap

Voor alles wat overblijft: zeven stappen. De waarde zit geconcentreerd in stap vier en vijf.

1. Eén ingang. Eén mailbox, bijvoorbeeld facturen@uwbedrijf, plus geplande ophaalacties bij leveranciersportalen en een scanmap. Doorsturen vanuit persoonlijke mailboxen is een afspraak en geen hoop. Elk document krijgt een kenmerk en wordt ongewijzigd gearchiveerd voordat er iets mee gebeurt.
2. Eerst classificeren, dan uitlezen. Niet alles in die mailbox is een factuur. Herinneringen, overzichten, creditnota's, prijsaankondigingen en de kerstkaart van de leverancier komen door dezelfde deur binnen. Stuur alles wat geen factuur is er vroeg uit, in plaats van het tot aan het grootboek te laten komen.
3. Uitlezen, gestructureerd waar het kan. Draagt het document zelf gegevens bij zich (een UBL-bijlage of een hybride pdf in ZUGFeRD-stijl), lees die dan en sla het model over. Anders gebruikt u OCR plus een taalmodel om een vast schema te vullen: leverancier, btw-nummer, factuurnummer, datum, vervaldatum, valuta, netto, btw per tarief, bruto, betalingskenmerk, IBAN en waar nodig de regels. Vraag altijd dezelfde velden uit, ook die vaak ontbreken, zodat "ontbreekt" een waarde is en geen stilte.
4. Reken de factuur na. Dit is wat een systeem onderscheidt van een demo. Tel de regels op tot het nettobedrag, leid de btw af uit de tarieven en controleer of netto plus btw gelijk is aan bruto. Controleer het formaat van het btw-nummer en verifieer dat bij grensoverschrijdende facturen via VIES. Controleer of de datum plausibel is. Elke afwijking gaat naar een mens, want een document waarvan de eigen getallen niet kloppen, is ofwel verkeerd uitgelezen ofwel een verkeerde factuur, en u wilt weten welke van de twee.
5. Leg het naast wat u verwachtte. Zoek de leverancier op in uw eigen stamgegevens op btw- of KvK-nummer, nooit op naam. Ontdubbel op leverancier plus factuurnummer plus bedrag, zodat het exemplaar uit de mail en het exemplaar uit het portaal samenvallen tot één record. Werkt u met inkooporders, doe dan de drieweg-match tegen de order en de ontvangst.
6. Routeer op regels. Drempels per bedrag en per kostenplaats, en alles wat door de controle is gevallen naar een beoordelingswachtrij die de uitgelezen waarden naast het originele document toont. Beoordelen gaat snel als de bron één klik weg is en traag als dat niet zo is.
7. Boeken en archiveren. Schrijf weg via de API van wat u ook draait: Exact Online, Twinfield, AFAS, e-Boekhouden en Moneybird ondersteunen dat allemaal. Houd het originele document, de uitgelezen gegevens en het besluitspoor bij elkaar, en bewaar ze de zeven jaar die de Belastingdienst verwacht.

De fout die echt geld kost

Neem het rekeningnummer nooit van de factuur.

Factuurfraude werkt zo: iemand die heeft meegelezen in de mailbox van een leverancier, stuurt een echt ogende factuur met één gewijzigd veld, het IBAN, soms met een nette mededeling over een nieuwe bank. Een pijplijn die het IBAN uitleest en betaalt, is een bijzonder efficiënte manier om geld naar een vreemde te sturen, en die efficiëntie schaalt mee.

De regel is dat betaalgegevens uit uw eigen leveranciersstamgegevens komen en niet uit het document. Wijkt het IBAN op een document af van de stamgegevens, dan is dat geen waarschuwing maar een stop: de factuur gaat naar een mens, die de wijziging verifieert door te bellen naar een nummer dat hij al had en niet naar een nummer op de factuur. Het wijzigen van een bankrekening hoort een bewuste handeling te zijn met vier ogen erop, en nooit een bijverschijnsel van het verwerken van een betaling.

Twee kleinere fouten verdienen ook een naam. Een betrouwbaarheidsscore van een uitleesmodel zegt hoe zeker het model is en niet hoe juist het is, dus ijk uw drempels op een steekproef die u met de hand heeft gecontroleerd, en ijk opnieuw na elke modelwijziging. En creditnota's die als negatieve facturen worden afgehandeld, veroorzaken stille rapportagefouten zodra niemand ze test, omdat ze zeldzaam genoeg zijn om te vergeten en vaak genoeg om ertoe te doen.

Wanneer u facturen beter niet automatiseert

Boekt één persoon de maandstapel in een middag, dan kost het onderhoud meer dan het werk. Een systeem dat een mailbox, een OCR-dienst, een model, uw leveranciersstamgegevens en uw boekhoudpakket aanraakt, gaat vanzelf een paar keer per jaar stuk, want vijf leveranciers wijzigen dingen op vijf momenten. Dat onderhoud schaalt niet mee naar beneden bij een laag volume. De algemene versie van dit argument is het lezen waard voordat u zich vastlegt.

Is het coderen van kostenplaatsen en grootboekrekeningen bij u werkelijk een afweging, automatiseer dan het uitlezen en laat het coderen aan een mens met een goed scherm. Voorgestelde codes met een correctie in één klik verslaan een systeem dat zelfverzekerd en verkeerd codeert, en die correcties zijn precies het materiaal waarmee u het later beter doet.

En zit uw werkelijke probleem in akkoorden die drie weken in iemands mailbox blijven liggen, dan helpt uitlezen niet. Repareer eerst de akkoordstroom, los daarvan.

Hoe het er na een half jaar uitziet

De meeste facturen komen binnen als gegevens en niet als papier. De rest wordt uitgelezen, met een beoordelingswachtrij die kort blijft omdat de controle echte problemen vangt in plaats van alles te markeren. Niemand typt een IBAN over. Dubbelen vallen vanzelf samen. Een mens kijkt nog steeds naar de uitzonderingen, en die mens weet dat hij eigenaar is.

Het woord "betrouwbaarheidsscore" komt niet voor in uw stuurinformatie. Daar staat in hoeveel facturen onaangeraakt door de molen gingen, hoeveel er beoordeeld moesten worden, en hoeveel er na het boeken alsnog fout bleken, want dat laatste getal is het enige dat vertelt of het werkt. Voor alles wat een model voor geld zet, geldt de bredere discipline van hallucinaties beheersen in productie.

Zo ziet het merendeel van onze automatiseringsprojecten eruit, en de overige artikelen over workflow-automatisering behandelen aangrenzende processen op dezelfde manier.

Veelgestelde vragen

Hebben we nog OCR nodig als onze leverancier UBL stuurt?

Nee. Een UBL- of Peppol-factuur is al gestructureerde data, dus leest u de velden rechtstreeks en slaat u het uitlezen helemaal over. Die route is goedkoper en nauwkeuriger, en daarom is leveranciers overzetten de eerste stap en geen bijzaak.

Hoe nauwkeurig leest een model gescande facturen uit?

Nauwkeurig genoeg dat de narekening, en niet het model, uw kwaliteitscontrole wordt. Verwacht een goed resultaat op schone pdf's en een slechter resultaat op gefotografeerde of gefaxte documenten, en ontwerp de beoordelingswachtrij vanuit de aanname dat een deel altijd een mens nodig heeft.

Kan het direct in ons boekhoudpakket boeken?

Ja, als uw pakket een API heeft, en dat hebben Exact Online, Twinfield, AFAS, e-Boekhouden en Moneybird. De koppeling is zelden het moeilijke deel. Bepalen wat er gebeurt als een boeking wordt geweigerd, wel.

Hoe zit het met de bewaarplicht van zeven jaar?

Bewaar het originele document zoals het binnenkwam, de uitgelezen gegevens en het akkoordspoor, aan elkaar gekoppeld. De fiscale bewaarplicht voor de administratie is zeven jaar, en een geautomatiseerde pijplijn maakt dat eenvoudiger dan een gedeelde schijf, zolang archiveren onderdeel is van de stroom en geen losse gewoonte.